Kegiatan Stok Opname Koleksi di UPT Perpustakaan dan E-Learning USK Tahun 2025

Banda Aceh, 10 Juni 2025 – Unit Pelaksana Teknis (UPT) Perpustakaan dan E-Learning Universitas Syiah Kuala (USK) berhasil melaksanakan kegiatan stok opname koleksi perpustakaan tahun 2025. Kegiatan yang berlangsung selama 4 hari (10-14/6/2025) ini bertujuan untuk memverifikasi data koleksi secara menyeluruh guna memastikan kesesuaian antara inventaris fisik dan sistem katalog digital.

Kepala UPT Perpustakaan dan E-Learning USK, Dr. Ismul Huda, M.Si, mengungkapkan bahwa kegiatan stok opname adalah bagian dari program rutin perpustakaan untuk meningkatkan akurasi data dan kualitas layanan. “Dengan stok opname, kami dapat memastikan bahwa koleksi yang tersedia sesuai dengan kebutuhan pengguna, baik dari segi jumlah maupun kondisi fisik,” ujarnya.

Stok opname koleksi perpustakaan adalah proses sistematis untuk menghitung, memverifikasi, dan memeriksa kondisi fisik koleksi perpustakaan guna memastikan kesesuaian antara data yang tercatat dalam sistem pengelolaan koleksi (katalog) dengan keberadaan fisik bahan pustaka. Proses ini dilakukan secara berkala untuk menjaga keakuratan data inventaris, memastikan koleksi tersedia untuk pengguna, dan mengidentifikasi kebutuhan pengelolaan koleksi lebih lanjut.

Kegiatan ini melibatkan seluruh tim perpustakaan, mulai dari pustakawan. staf IT hingga staf teknis. Dengan bantuan perangkat modern seperti barcode scanner dan perangkat lunak pengelolaan perpustakaan, proses pencatatan koleksi dapat dilakukan secara efisien dan akurat. Selama kegiatan berlangsung, perpustakaan tetap memberikan layanan terbatas untuk meminimalkan dampak pada pengguna.

Selain mencatat koleksi yang ada, tim juga memeriksa kondisi fisik buku dan bahan pustaka lainnya. Hasil dari kegiatan ini menemukan beberapa koleksi yang memerlukan perbaikan serta sejumlah bahan pustaka yang hilang. Data tersebut akan menjadi dasar untuk pengadaan koleksi baru di masa mendatang.

“Proses ini juga membantu kami dalam mengidentifikasi koleksi yang sudah tidak relevan dan memerlukan penggantian. Dengan demikian, perpustakaan dapat terus menyediakan bahan pustaka yang sesuai dengan kebutuhan pembelajaran dan penelitian di USK,” tambah Dr.Ismul Huda.

Mahasiswa yang sering menggunakan fasilitas perpustakaan mengapresiasi inisiatif ini. Salah satu mahasiswa, Rini Kurnia, mengatakan bahwa perpustakaan USK selalu menjadi tempat favoritnya untuk mencari referensi. “Dengan adanya kegiatan seperti ini, kami yakin koleksi di perpustakaan akan selalu terupdate dan relevan,” tuturnya.

Tujuan Utama Stok Opname

1. Verifikasi Data: Memastikan bahwa jumlah koleksi yang tercatat dalam sistem perpustakaan sesuai dengan koleksi yang ada secara fisik.
2. Identifikasi Masalah: Mengidentifikasi koleksi yang hilang, rusak, atau tidak sesuai dengan data yang tercatat.
3. Peningkatan Pengelolaan: Memberikan data yang akurat untuk merencanakan pengadaan, pemeliharaan, atau penataan ulang koleksi.
4. Optimalisasi Pelayanan: Memastikan pengguna dapat mengakses koleksi yang relevan dan dalam kondisi baik.

Komponen dalam Stok Opname

1. Pencatatan Inventaris: Menggunakan alat seperti barcode scanner atau RFID untuk mencatat koleksi secara otomatis dan mengurangi kesalahan manual.
2. Pemeriksaan Kondisi Fisik: Menilai kondisi bahan pustaka, termasuk kerusakan atau keusangan, untuk menentukan apakah perlu perbaikan atau penggantian.
3. Analisis Data: Membandingkan hasil pemeriksaan fisik dengan catatan digital untuk mengidentifikasi koleksi yang hilang atau tidak tercatat.

Manfaat Stok Opname

• Akuntabilitas Koleksi: Menyediakan data yang dapat dipertanggungjawabkan terkait keberadaan dan kondisi koleksi.
• Efisiensi Operasional: Mengurangi kesalahan dalam pengelolaan koleksi dan meningkatkan efisiensi pencarian bahan pustaka.
• Pengelolaan Berkelanjutan: Memberikan dasar data yang kuat untuk perencanaan pengadaan dan perawatan koleksi.

Dengan melakukan stok opname, perpustakaan dapat memastikan bahwa layanan yang diberikan kepada pengguna selalu berbasis data aktual, sehingga mendukung kegiatan pembelajaran, penelitian, dan pengembangan ilmu pengetahuan secara optimal.

Melalui kegiatan stok opname ini, UPT Perpustakaan dan E-Learning USK mempertegas komitmennya dalam mendukung kegiatan akademik dan penelitian di lingkungan universitas. Hasil kegiatan akan disusun dalam bentuk laporan resmi yang akan digunakan sebagai bahan evaluasi dan pengembangan lebih lanjut.