Banda Aceh, 4 Juni 2026 – Pusat Arsip dan Museum melakukan pendampingan terhadap pengawasan kearsipan internal di Perpustakaan dan E-learning Universitas Syiah Kuala (USK). Kegiatan ini dilaksanakan pada tanggal kamis tanggal 4/6/2026 di ruang rapat lantai 2 Perpustakaan dan E-Learning. Kegiatan Pengawasan Kearsipan Internal sebagai bagian dari upaya peningkatan kualitas tata kelola arsip serta memastikan penyelenggaraan kearsipan berjalan sesuai dengan ketentuan dan standar tata kelola naskah dinas yang berlaku.
Kegiatan pengawasan ini dilakukan oleh tim pengawas kearsipan internal yang bertugas melakukan evaluasi terhadap berbagai aspek pengelolaan arsip, mulai dari penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, penyimpanan, hingga penyusutan arsip. Pengawasan juga mencakup pemeriksaan terhadap ketersediaan sarana dan prasarana kearsipan, penerapan klasifikasi arsip, penggunaan tata naskah dinas, serta pengelolaan arsip elektronik yang telah diterapkan di unit kerja.
Kepala UPT Perpustakaan dan E-Learning USK, Dr. Ismul Huda, M.Si yang didampingi Kasubbag. Tata Usaha, Ir. Syafrizal, S.T., M.T, mengatakan bahwa pengawasan kearsipan merupakan salah satu instrumen penting dalam memastikan arsip institusi dikelola secara profesional, tertib, dan akuntabel. Melalui kegiatan ini, berbagai aspek pengelolaan arsip dapat dievaluasi sehingga kekurangan yang masih ditemukan dapat segera diperbaiki.
“Arsip merupakan aset informasi yang memiliki nilai penting bagi organisasi. Oleh karena itu, pengawasan kearsipan perlu dilakukan secara berkala untuk memastikan seluruh proses pengelolaan arsip berjalan sesuai standar serta mendukung terciptanya tata kelola kelembagaan yang baik,” ujarnya.
Adapun Tim Pengawas yang hadir adalah , Husni Friady, S.T.M.M, Arsiparis Ahli Madya, Ariwansyah, S.T, Arsiparis Ahli Madya, Rahmawati, S.E., MM dan Asrina, SE. M.Sc selakuAarsipari Ahli Muda pada Pusat Arsip dan Museum USK.
Selama kegiatan berlangsung, tim memaparkan tentang tentak teknik pengelolaan dan penyimpanan arsip, penataan dokumen, daftar arsip aktif dan inaktif, serta mekanisme temu kembali arsip. Tim juga melakukan verifikasi terhadap dokumen-dokumen pendukung yang menjadi indikator penilaian pengawasan kearsipan.
Selain sebagai pengawasan , kegiatan ini juga menjadi sarana pembinaan bagi para pengelola arsip di lingkungan UPT Perpustakaan dan E-Learning USK. Tim pengawas memberikan berbagai masukan dan rekomendasi terkait peningkatan kualitas pengelolaan arsip, termasuk penerapan teknologi informasi dalam mendukung pengelolaan arsip yang lebih efektif dan efisien.
Suasana kegiatan berlangsung konstruktif dan interaktif. Para pengelola arsip berkesempatan berdiskusi mengenai berbagai tantangan yang dihadapi dalam pengelolaan arsip sehari-hari serta langkah-langkah yang dapat dilakukan untuk meningkatkan kepatuhan terhadap regulasi kearsipan.
Melalui pelaksanaan Pengawasan Kearsipan Internal ini, UPT Perpustakaan dan E-Learning USK berharap dapat terus meningkatkan kualitas penyelenggaraan kearsipan sehingga mampu mendukung kebutuhan administrasi, pelayanan, serta penyediaan informasi yang cepat, tepat, dan akurat. Kegiatan ini juga menjadi bagian dari komitmen unit dalam mendukung terwujudnya budaya sadar arsip dan tata kelola universitas yang transparan, efektif, dan akuntabel.
Ke depan, hasil pengawasan akan menjadi bahan evaluasi dan tindak lanjut untuk penyempurnaan sistem kearsipan di lingkungan UPT Perpustakaan dan E-Learning USK. Dengan pengelolaan arsip yang semakin baik, diharapkan seluruh informasi dan dokumen penting institusi dapat terjaga, mudah diakses, serta memberikan manfaat optimal bagi pengembangan layanan dan penyelenggaraan pendidikan tinggi di Universitas Syiah Kuala.
