Banda Aceh, 8 Juni 2026 – Dalam rangka mewujudkan pengelolaan arsip yang tertib, sistematis, dan sesuai dengan kaidah kearsipan, UPT Perpustakaan dan E-Learning Universitas Syiah Kuala (USK) melaksanakan kegiatan klasifikasi arsip internal yang melibatkan pengelola arsip dan tenaga kependidikan di lingkungan unit kerja. Kegiatan ini mulai dilaksanakan pada hari Jum’at/5/6/2026 dan ditargetkan selesai dalam beberapa hari ke depan. Adapun jenis arsip yang jadi sasaran kegiatan ini adalah dokumen kegiatan sepuluh tahun terakhir.
Kegiatan ini bertujuan untuk menata dan mengelompokkan arsip berdasarkan fungsi, tugas, dan kegiatan organisasi sehingga memudahkan proses penyimpanan, penemuan kembali, pemeliharaan, serta penyusutan arsip di masa mendatang. Klasifikasi arsip merupakan salah satu tahapan penting dalam penyelenggaraan kearsipan yang efektif dan efisien, terutama dalam mendukung kebutuhan informasi dan administrasi institusi.
Kepala UPT Perpustakaan dan E-Learning USK, Dr. Ismul Huda, M.Si, mengatakan bahwa pengelolaan arsip yang baik harus diawali dengan penerapan klasifikasi arsip yang tepat sesuai dengan Peraturan Rektor USK No10 Tahun 2021 Tentang Klasisifikasi Arsip di Lingkungan USK.. Dengan adanya klasifikasi yang jelas, setiap dokumen dapat ditempatkan sesuai kategori dan kode arsip yang telah ditetapkan sehingga memudahkan pengelolaan dan pengawasan.
“Arsip merupakan sumber informasi yang sangat penting bagi organisasi. Melalui kegiatan klasifikasi arsip ini, kami berupaya menciptakan sistem pengelolaan arsip yang lebih terstruktur sehingga dokumen yang dibutuhkan dapat ditemukan dengan cepat, tepat, dan akurat,” ujarnya.
Dalam pelaksanaannya, tim pengelola arsip melakukan identifikasi dan pengelompokan berbagai dokumen yang dihasilkan dari kegiatan administrasi, layanan perpustakaan, pengembangan koleksi, layanan e-learning, kerja sama, keuangan, kepegawaian, hingga kegiatan pendukung lainnya. Setiap arsip kemudian diberi kode klasifikasi sesuai pedoman kearsipan yang berlaku di lingkungan Universitas Syiah Kuala.
Selain sebagai upaya penataan arsip, kegiatan ini juga menjadi sarana peningkatan pemahaman bagi pegawai mengenai pentingnya penerapan klasifikasi arsip dalam mendukung tata kelola administrasi yang profesional. Pengelompokan arsip yang baik tidak hanya memudahkan proses temu kembali informasi, tetapi juga mendukung keamanan, perlindungan, serta pelestarian dokumen yang memiliki nilai guna bagi institusi.
Kegiatan berlangsung dengan penuh ketelitian dan koordinasi antarpengelola arsip. Seluruh dokumen yang telah diklasifikasikan selanjutnya akan diintegrasikan ke dalam sistem pengelolaan arsip yang ada sehingga dapat mendukung proses pelayanan administrasi yang lebih efektif dan efisien.
Melalui kegiatan klasifikasi arsip ini, UPT Perpustakaan dan E-Learning USK komitmen dalam mendukung implementasi tata kelola kearsipan yang sesuai dengan standar nasional serta kebijakan universitas. Langkah ini juga menjadi bagian dari upaya peningkatan kualitas layanan dan penguatan akuntabilitas kelembagaan.
Ke depan, Perpustakaan dan E-Learning USK akan terus melakukan pembenahan dan pengembangan sistem kearsipan, termasuk optimalisasi pengelolaan arsip elektronik dan peningkatan kapasitas sumber daya manusia di bidang kearsipan. Dengan demikian, arsip sebagai aset informasi institusi dapat dikelola secara profesional dan memberikan manfaat yang maksimal bagi penyelenggaraan pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat di Universitas Syiah Kuala.
